Ingresar a la Web de administración

Ingrese al siguiente link: Xmartclock

Verá la siguiente pantalla:

Presione el botón “Ingresar”.

Verá la siguiente pantalla:

Luego de dar de alta su empresa en nuestro sitio web usted recibirá vía email los siguientes Usuarios:

1- Usuario “Administrador” para ingresar a la aplicación de administración web.

2- Código para activar la App de fichar Android.

Ingresará a la siguiente pantalla:

Uso básico de la aplicación para que los empleados comiencen a marcar.

Paso 1

Puede ver una guía en video aquí: ​Ver video

Para agregar usuarios, en el menu prinicipal elija: "Empleados" > "Ingresar"

Verá la siguiente pantalla:

Ingrese los nombres y números de documentos de identidad de las personas que son sus empleados y presione el boton "Enviar"

Al presionar el boton "Mostrar mas" se muestra un formulario el cual es para ingresar mas información sobre el empleado

Puede acceder a una guia en video de este primer paso en: ​Ver video

Importar lista completa de empleados desde un Excel (opcional)

Puede ver una guía en video aquí: ​Ver video

Primero debe de tener un archivo Excel con dos columnas, una llamada documento y la otra nombre, llene ambas columnas con los datos de sus empleados y guarde este documento

El documento debe ser como se muestra en la siguiente imagen:

Presione el botón azul Importar empleados desde Excel, seguido de ello busque su documento Excel previamente guardado, y de clic en aceptar para comenzar la importación.

Cuando la importación se realiza correctamente se muestra un mensaje como el siguiente, y podra ver el listado de sus empleados agregado en la plataforma

¿Como modifico los datos de los empleados?

Presione el botón “Empleados” “Lista de empleados”.

Verá la lista de empleados.

Presione el botón “Editar” correspondiente al empleado al cual desea editar la información.

Se cargará la pantalla con los datos del empleado, edite los datos deseados y presione “Enviar”.

Paso 2

Descargar y activar la app mobile donde ficharán sus empleados.

Descargue e instale la app a su SmartPhone o tablet desde la tienda Android: App Android

Al abrir la app por primera vez verá la siguiente pantalla:

Ingrese el codigo de activacion de 6 letras y números que recibió vía email.

Listo, sus empleados ya pueden marcar entradas y salidas desde la App:

Para marcar los empleados solo necesitan digitar el número de documento de identidad. Si el dispositivo cuenta con conexión a internet las marcas se verán al momento en la web de administración dentro de la sección Reportes.

Si el equipo se encuentra OFFLINE las marcas se intentarán subir cada 15 minutos una vez que el celular o tablet recupere la conectividad. Una vez activada la App, todos los empleados de la empresa podrán marcar en el mismo teléfono o tablet.

¿Como obtener reportes?

Puede ver una guía en video aquí: ​Ver video

El sistema tiene varios tipos de reportes:

-​Entradas y salidas:​ Este reporte permite ver las marcas tal como fueron realizadas mostrando la foto del empleado al marcar, fecha, hora, GEOLocalización, etc.

En caso de que el empleado no sea identificado por el reconocimiento facial, la marca será mostrada en rojo.

Inicie sesion en la aplicación (*Ver paso 1).

Presione el botón “Reportes” “Obtener Reportes”.

Le aparecerá la siguiente pantalla.

Seleccione el tipo de reporte que desea obtener y seleccione un periodo en el selector de fechas, presione el botón “obtener reportes”.

Este reporte le mostrará las marcas de todos los empleados en el período elegido.

¿Cómo obtener reporte por empleado?

Para obtener el reporte por empleado seleccione “Entradas y salidas”, ingrese la cédula del empleado, elija el rango de fechas y presione ”Obtener Reporte”.

Para ver la información de la marca presione sobre el pino rojo (Columna: Ubicacion).

-Calculo de Horas: Este reporte suma las horas realizadas por empleado.

En reportes seleccione el tipo de reporte “Calculo de Horas”, ingrese el documento del empleado, seleccione el período y presione “Obtener reporte”.

Verá la siguiente pantalla:

Debajo de la tabla con las horas de trabajo verá la suma de horas.

Asignar turnos

Puede ver una guía en video aquí: ​Ver video

Ingrese en la plataforma de XmartClock con su usuario y contraseña. En el Menú principal, acceda al módulo de Empleados y luego haga clic en Asignar turnos. Una vez dentro, visualizará un panel con el nombre y documento de identidad de sus empleados en la primera columna, acompañado de los días de la semana en las sucesivas columnas.

Añadir horarios a un turno de empleado.

En la ventana de Asignar turnos, haga clic el botón de adición (+) en el día de la semana necesario. A continuación se abrirá una ventana emergente (nuevo horario) en la que deberá incluir las horas de entrada y salida concretas del primer turno. Para asignar los horarios del segundo turno, repita el mismo proceso y haga clic en Enviar. ¡Listo! Ya tiene asignado el turno del empleado para el día elegido.

Copiar turnos y horarios al resto de días de la semana.

¿Desea copiar el detalle de los turnos al resto de días de la semana? Haga clic en el icono azul de “Copiar horario” en la parte superior derecha de la casilla, luego diríjase al día concreto y haga clic en el mismo icono de “Pegar horario” que se muestra en color gris. Deberá repetir este proceso con el resto de horarios asignados a un mismo turno.

Eliminar horarios

Si desea eliminar un horario para un día específico, deberá clicar en el botón de “X” en la casilla superior derecha. Luego podrá volver a asignar un nuevo horario pulsando en el botón de adición (+), repitiendo de nuevo el proceso de añadir horario.

Mover turnos a un día diferente

Haga clic sobre el horario que desee desplazar, mantenga presionado y arrastre hacia el nuevo día elegido. ¡Listo! El horario arrastrado quedará automáticamente asignado al nuevo día.

Además, XmartClock dispone de un buscador interno en la parte superior de la ventana. De este modo, podrá filtrar con facilidad por nombre o documento de identidad del empleado en cuestión y así visualizar el detalle de sus turnos y horarios.

Reporte de calculo de horas

Presione “Reporte”, selecciona ”calculo de horas” ingrese el documento de el empleado y presione “Obtener Reporte”

Reporte de mapa

Presione “Reporte”, seleccione “Mapa” y presione “Obtener Reporte”.

Si quiere ver en una fecha determinada o un empleado, debe seleccionar la fecha

Crear marcas manuales

Esta funcionalidad es para cuando un empleado olvidó marcar.

Para crear una marca debe ir a “reportes”, seleccionar “Entradas y salidas”, ingresar el documento del empleado y presionar “Obtener reporte”.

Le aparecerá la siguiente pantalla:

Presione el botón “Crear marca”.

Aparecerá la siguiente pantalla:

Ingrese la fecha, hora, seleccione terminal y presione “Guardar”.

Editar Marcas

Presione “Edit”, cambie la información que desee y presione guardar.

Enviar mensajes

Presione “Empleados”, luego mensajes. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Escriba el mensaje, seleccione los empleados que quiere que lo reciban y presione “Enviar”.

¿Como confirmo si los empleados vieron mi mensaje?

Para ver los mensajes mostrados valla a la lista de mensajes enviados y presione “Visto” en el mensaje que desea ver.

Alertas

¿Que es una alerta de fraude?

El alerta de fraude se genera cuando no el reconocimiento facial no reconoce la cara del empleado. O sea cuando posiblemente un empleado intenta marcar por otro.

Alerta de fraude

Presione “Alertas”, luego “fraude al marcar”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Ingrese el e-mail a donde quiere que le lleguen las alertas, seleccione los empleados de los cuales desea recibir la alerta y presione “Enviar”.

El alerta de fraude se envía una vez al día vía email.

Alertas de llegadas tarde o inasistencia

Presione “Alertas”, luego “Llegadas tarde”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Ingrese el e-mail a donde desea que le lleguen las alertas, seleccione los empleados de los cuales quiere recibir la alerta y presione “Enviar”.

El alerta de llegadas tarde o inasistencia se verifica cada 15 minutos y se envía vía email en caso de que se generen alertas.

Ejemplos de alertas de llegadas tarde o inasistencias:

Hora prevista de entrada: 08:00

Si marca 07:46 no se envía el alerta

Si marca 07:40 se envía el alerta

Si marca 08:14 no se envía el alerta

Si marca 08:18 se envía el alerta

Alerta de fuera de zona

Puede ver una guía en video aquí: ​Ver video

Presione “Alertas”, luego “Fuera de zona”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Ingrese el e-mail a donde desea que le lleguen las alertas, escriba el nombre de la zona, seleccione el punto en el mapa y seleccione la distancia del punto en metros.

Seleccione los empleados de los cuales quiere recibir la alerta y presione “Enviar”.

El alerta de fuera de zona se envía una vez al dia via email.

Editar las zonas:

Presione “Alertas”, luego “Fuera de zona”.

En esta pantalla, debajo le aparecerá la lista de zonas como aparece en la siguiente pantalla:

Presione el botón “Edit” en la zona que desee editar, los datos se cargarán arriba, haga los cambios y presione “Enviar”.

Para eliminar una zona, presione el botón “delete”.

Nota: también podrá agregar zonas al sistema con el propósito de visualizarlas en los reportes de marcas, podrá hacerlo ingresando directamente a zonas en el menú lateral.

Filtrar reportes por equipo

Para poder filtrar por equipos primero debe ir a Dispositivos/ver dispositivos y presionar el botón "Editar alias" para cada uno de los equipos.

Luego de que se ingresen los "Alias" los mismos aparecerán disponibles para filtrar dentro de reportes en el selector que dice: "Seleccione dispositivo".

Los "Alias" son nombres descriptivos a su elección, por ejemplo: "celular de depósito" o "local centro".

Reconocimiento facial de empleados.

El sistema de entrenamiento facial necesita al menos 10 marcas donde se vea claramente la cara del empleado.

Una vez que tenga dicha cantidad de marcas para todos los empleados por favor siga las siguientes instrucciones para realizar el entrenamiento del reconocimiento facial. (Solo válido para la versión Premium).

Pasos a seguir para entrenar un empleado.

Presione “Empleados”, luego seleccione “Listar de empleados”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Los empleados que aparecen en rojo son los que están sin entrenar.

Presione “Edit” en la fila correspondiente al empleado que desea entrenar.

Le aparecerá la siguiente pantalla:

Presione “Entrenar”.

Le aparecerá la pantalla que aparece debajo.

Se necesitan al menos 10 fotos para el entrenamiento, así que elija las 10 mejores donde el empleado esté solo y su cara sea perfectamente visible.

Presione “Entrenar” en la foto que desea usar para entrenar el reconocimiento facial.

Le aparecerá un pedido de confirmación, verifique y si está seguro de usar esa foto presione “OK”.

Asegúrese de cerrar la pestaña de entrenamiento cuando haya terminado de entrenar al empleado.

NOTA: Las imágenes que aparecen marcadas en rojo son ejemplo de imágenes que no debe usar.

Recuerde: No realice el entrenamiento hasta no contar con al menos 10 fotos en perfecta calidad.

Agregar nuevos usuarios tipo Supervisor

Un usuario de tipo “SUPERVISOR” podrá ingresar a la plataforma y ver la información del grupo de empleados, a los que tenga permiso.

Es necesario crear al menos un grupo de empleados para que el usuario tipo SUPERVISOR, pueda acceder a la información de esos empleados.

¿Qué diferencia hay entre un usuario ADMIN y un usuario SUPERVISOR?

El usuario ADMIN puede acceder a la información de todos los usuarios, el usuario SUPERVISOR solo accede a la información del grupo que le sea asignado.

Puede ver una guía en video aquí: ​Ver video

Crear grupo de empleados

En el Menú seleccione Empleados > Grupos de empleados.

Presione el botón “Agregar grupo”, se mostrará una ventana donde debe ingresar el Nombre y Descripción del grupo que está creando.

Seleccione los empleados que pertenecerán a ese grupo, y presione "Guardar".

El grupo se ha creado correctamente

Crear nuevo usuario y asignar permisos a grupos

En el Menú seleccione Usuarios > Ver usuarios.

Ingrese Email y la Clave para el nuevo usuario.

En la lista de Permisos, seleccione el o los grupos a los que tendrá acceso el nuevo usuario, de clic en "Enviar".

El usuario de tipo SUPERVISOR se ingresó correctamente. Usted podrá crear la cantidad de usuarios que necesite.

Offline

La App Mobile funciona aun sin conexión a internet.

Aun en esta circunstancia la App registrará la GeoLocalización y también se efectuará el reconocimiento facial del empleado.

La información se intentará sincronizar automáticamente cada 15 minutos luego de realizada la marca.

Consulta de estado de cuenta

Haciendo click en el botón "Mi cuenta" podrá ver cuántos empleados activos ha tenido en el sistema. Dicho botón está ubicado arriba a la derecha encima del botón "Cerrar sesión"

En el siguiente link puede ver nuestros términos y condiciones:

Terminos de uso

Soporte técnico y consultas: Xmartclock