¿Cómo gestionar el tiempo trabajado de equipos remotos? 5 tips para el control de entrada y salida del personal que no están en la oficina

El control de entrada y salida del personal, o el monitoreo de las horas de inicio y finalización de quienes trabajan fuera de la oficina; siempre ha sido necesario, aunque algunas veces genera inconvenientes.

Sin embargo; la gestión de tiempo de trabajo de técnicos de servicios, equipos de limpieza, obreros, trabajo agrícola, etc. es una constante preocupación para los empleadores. Pero esto no tiene porque ser un dolor de cabeza. En este artículo te dejo 5 consejos para gestionar el tiempo de tus empleados a distancia.

5 tips para gestionar el tiempo de los empleados a distancia y tener el control de entrada y salida del personal

1 La comunicación es lo más importante

Como todo en la vida, lo más importante en las relaciones humanas es la comunicación. Pero para lograr una comunicación efectiva en tu equipo de trabajo; es necesario establecer un estándar propio; y será fundamental exigir que se cumpla.

• Establece normas de comunicación claras y efectivas.
• Registra las comunicaciones individuales y grupales, así, cuando haya dudas pueden volver a revisarlas.
• Comunícate por videollamadas. De otro modo los empleados pueden atender la llamada mientras realizan otras actividades; y eso puede hacerlos perder la atención sobre lo que se necesita de ellos.
• Llámalos por lo menos una vez al día. Puede ser a través de redes sociales internas, salas de chat y pizarras digitales. Procura que sea sólo a través de una vía o herramienta de comunicación. Preferiblemente que tenga aplicaciones móviles y/o una versión web.
• Paradójicamente, usar las múltiples formas de comunicación a las que tenemos acceso hoy en día puede generar más bien caos y desinformación.
• Ten un plan B. Define otro medio de comunicación por si falla la videollamada. Afortunadamente tenemos a disposición muchas plataformas: las llamadas al teléfono móvil, las redes sociales, las aplicaciones de chats, los correos electrónicos, etc.
• Presta mucha atención a la comunicación interna para evitar malos entendidos; repetición de tareas o actividades fuera de la estrategia general de la empresa.
• Encuentra un equilibrio, entre ser un jefe controlador que abruma a sus empleados o sólo ser un simple jefe que comunica sus expectativas.
• Sé preciso con las instrucciones y deja espacio para la duda. Despejar una duda a tiempo puede evitar errores que generen inconvenientes y pérdidas para tu empresa.
• Implementa la costumbre de entregar constantes de reportes para monitorear el cumplimiento del trabajo. Medir la calidad del trabajo es necesario. Necesitas para asegurarte de que las tareas no se están haciendo de forma rápida y con errores; solo para tener un poco más de tiempo libre.
• Guarda la información en un solo lugar de almacenamiento. Asegurate de que sea un servicio web que te genere confianza; y garantice la seguridad de la información de tu empresa a un bajo costo.

2 Elige con cuidado

Puedes desarrollar estrategias de elección de tus trabajadores a distancia a la hora de contratarlos. Trata de saber, ciertamente, cuáles son sus capacidades, sus limitaciones; y cómo lo puedes emplear según las necesidades de tu negocio.

Manejar esta información te puede evitar inconvenientes a futuro y disminuye los riesgos de pérdida para ti.

3 Establece un horario fijo

Es importante que puedas establecer claramente los horarios, y que sean fijos. De esta forma generas mayor productividad a tu negocio.

Generalmente los cambios de horarios, aunque se hagan con previo aviso; al principio pueden ocasionar retrasos y confusiones. También pueden afectar la comunicación de todo el equipo.

Cuando te veas obligado a cambiar de horario, porque el trabajo así lo amerita, entonces; informalo con bastante tiempo de antelación y por diferentes vías. De manera de que todo el personal esté enterado de los cambios y disminuyas la posibilidad de fallos.

4 Facilitar la forma de trabajo

Haz que el personal que labora fuera se sienta parte de tu compañía. La empresa debe proveer los elementos necesarios para realizar su trabajo. Has que se sientan tal y como lo harían en la oficina.

Ofrece equipos o herramientas son necesarios para comunicarse. Si prestan un servicio técnico; asegurate de que tengas disponible todo lo que requieren. Si son equipos de limpieza; provee materiales, suministros e implementos de protección como tapabocas y guantes, por ejemplo.

Es importante hacerlos sentirse seguros trabajando en tu negocio.

5 Hazte el mejor amigo de la tecnología

Hoy en día, utilizar las herramientas que la tecnología nos brinda es casi indispensable. Los softwares colaborativos, las videollamadas y todas las posibilidades que nos dan la era digital; han disminuido las dificultades que impedían que los trabajadores fueran igual de productivos fuera de la oficina.

Estas herramientas hoy podemos usarlas para:

• Monitorear las actividades que se realizan.
• Controlar cuánto tiempo están conectados a determinadas aplicaciones, como desde dónde lo están haciendo.
• Saber cuáles son los recorridos que realizan gracias a la geolocalización. Tanto para ver si están en su área de acción; como para evitar que se solapen unos con otros (en el caso de las ventas).
• Llevar un control de horas para proyectos.
• Llevar el fichajes de entrada y salida, inicio y finalización de actividades.
• Permite la organización, gestión y petición de vacaciones, turnos, días libres, licencias, etc.

Deja el control de entrada y salida del personal en manos de XmartClock

La gestión de tiempo de trabajo de empleados a distancia, es una constante preocupación para los empleadores. Porque que no todas las personas son más productivas cuando trabajan de esta manera.

Puede suceder que algunas se aprovechen de la situación para hacer otras cosas cuando deberían emplear ese tiempo en las labores que les fueron asignadas.

XmartClock es una app que utiliza la biometría de reconocimiento facial para corroborar la identidad y ubicación de un trabajador en tiempo real.

Con una selfie posibilita el seguimiento de la ubicación y controla las horas trabajadas por el empleado. Además, posee un sistema de notificaciones directas a la casilla de correo habilitada por la empresa para este fin.