La comunicación interna, tan valiosa como compleja
mensajeria xmartclock
Los principales exponentes del Marketing Estratégico actual sostienen que para lograr cumplir con los objetivos de la compañía con éxito, se requiere de la participación de todas las áreas que la integran. Hablamos de la “cadena de valor”, término que nace al considerar que cada departamento es un eslabón necesario en el proceso de garantizar el máximo valor al cliente. Para que esta interrelación se lleve adelante de manera aceitada se requiere de un plan robusto de comunicación interna. Esta planificación debe estar diseñada teniendo en cuenta las características particulares de la compañía en la que se implementará.
Un sistema de comunicación directo, oportuno y verbal puede ser lo más recomendado para un comercio de 10 empleados que trabajan todos en un mismo horario y lugar físico. Sin embargo, si se trata de una compañía con oficinas en distintas localidades y empleados con turnos muy diversos, desde que se difunde el mensaje en la casa central en el horario principal, hasta que se logra comunicar a todos los involucrados, puede existir una dilación que genere versiones distorsionadas. Sin olvidar mencionar la importante pérdida de tiempo productivo que se consume con este método. Razón por la cual, en este tipo de organizaciones, las comunicaciones oficiales verbales se usan solo para situaciones excepcionales.
La Dirección de la empresa conjuntamente con el departamento de Recursos Humanos son los responsables principales de la eficacia de este plan que impactará positiva o negativamente en el mejor funcionamiento de todas las áreas, cuyos conductores individuales también deberán involucrarse. Es que no hablamos únicamente de poder comunicar algún nuevo proceso o regla dentro de la compañía. La comunicación interna cimienta su valor fundamentalmente como herramienta para fidelizar al cliente interno, el personal, con el objetivo de alinearlo en la misión de la empresa y fomentar su sentido de pertenencia. Y cuando nos encontramos ante compañías que tienen a sus empleados descentralizados o hasta completamente dispersos cumpliendo sus tareas en las instalaciones de los clientes, es aún más necesario atender a la integración mediante la comunicación.
A las particularidades de cada organización, se le suman las de cada tipo de actividad y a todo esto, una problemática: lo que algunos filósofos contemporáneos llaman “la locura de la rapidez”. Vivimos de forma vertiginosa e invadidos de mensajes constantes. Por esta razón, herramientas de comunicación que requieran un esfuerzo adicional del empleado, como ingresar a una intranet para informarse o recurrir a un panel colgado en la pared del ingreso de las instalaciones de su lugar de trabajo, resultan poco efectivos.
¿Cómo comunicar ante estos desafíos?
Por un lado, es fundamental adaptarse a los tiempos que corren. Si son vertiginosos, requerirá de mensajes instantáneos, claros y oportunos.
Alejandro Formanchuk, un reconocido especialista en comunicación interna alerta que en distintas auditorías realizadas a empresas latinoamericanas los empleados reclamaron que “abundan palabras, pero cada vez tienen menos valor”.
Así el flujo continuo de información larga e irrelevante hasta puede ser contraproducente. Por esa razón, es menester facilitar al personal el acceso cómodo e inmediato a mensajes precisos.
Atendiendo a esta necesidad, se han creado nuevas herramientas. Xmartclock es una aplicación pensada principalmente para el control del cumplimiento de jornada de empleados que cumplen sus tareas en espacios de trabajo dispersos, como sucede con los servicios tercerizados de limpieza, los obreros y profesionales de la construcción, los especialistas en agricultura y ganadería y el personal de vigilancia, por mencionar algunos ejemplos. Permite desde un smartphone, gracias a la función de geolocalización y a las cámaras integradas, marcar ingreso y egreso de cada colaborador, confirmando que es quien dice ser, con la captura de la imagen de su rostro y que a su vez, se encuentra en la zona que le corresponde. Pensando, además, en lo complejo que es comunicar y generar pertenencia en estos casos sumó a este servicio una función que atiende al nuevo paradigma: la posibilidad de incluir en la pantalla un mensaje breve e inmediato, que se visualiza al momento de iniciar o concluir la jornada de cada empleado. Dejando el registro en el sistema de si fue visto o no para que desde Recursos Humanos tengan la tranquilidad de haber brindado la información de manera efectiva.
Seguramente, nuestra civilización en constante movimiento requerirá en el futuro de nuevas herramientas, lo que nunca cambiará es la necesidad del ser humano de comunicarse.
