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Los altos costos del ausentismo

llegadas tardeLas empresas son un complejo sistema de procesos que se ponen en funcionamiento gracias a la participación de recursos humanos. Un diseño eficiente de dichos procesos significa un uso racional de la capacidad de trabajo del personal. Es por esta razón que la ausencia de algún empleado trae aparejada una serie de inconvenientes para desarrollar la rutina de la jornada, pero por sobre todas las cosas significa un alto costo. Analicemos el tema en profundidad.

El primer costo de la ausencia es claramente las horas laborales no prestadas y que se abonan al empleado componiendo su salario. Como para tomar una referencia de la pérdida que esto puede significar, podemos citar el cálculo realizado en España, en el ámbito privado, donde la suma de horas abonadas no productivas de 2017 acumuló unos 6.218 millones de euros.

A este costo hay que sumarle las horas extras o reemplazos, que resultan imprescindibles en algunas industrias, como sucede en la prestación de servicios a terceros o en la producción de alimentos perecederos como los lácteos, en los que no se puede reducir el nivel de producción porque significa la pérdida de valiosa materia prima. Sobre este ítem no hay cifras oficiales, ya que el valor hora depende mucho del tipo de industria y los acuerdos sindicales que hay en juego.

Pero el costo principal es la pérdida de oportunidades por la falta de productividad. Según la Sociedad para la Administración de Recursos Humanos (SHRM), en México se pierde el 31,4% de productividad a causa del ausentismo, mientras que en Argentina y Uruguay, la cifra ronda el 20%. Se calcula a nivel latinoamericano que solo se reemplaza al 30% de los ausentes, lo cual, si bien es un ahorro en horas de reemplazo, significa una sobrecarga de los demás empleados, lo que se torna en un círculo vicioso, ya que el empleado sobrecargado es el que más tendiente está a ausentarse por razones de salud.

A estos costos directos e indirectos se le suma además la potencial interrupción de máquinas en ciertas líneas de producción y el deterioro de la calidad del servicio brindado a los clientes en el caso de las empresas de servicio. Esto último es sumamente costoso, ya que es sabido que las mayores ventas provienen de los clientes frecuentes y recomendados, por lo cual, la insatisfacción repercute directamente en el nivel de ingresos a corto y mediano plazo.

¿Cómo reducir los costos?

El primer paso es visibilizar la problemática. Asumir que existe y es un problema que necesita de su atención especial. Para eso es necesario informarse, poder registrar cada falta para documentarse y sobre esto generar indicadores.

Estos indicadores serán determinados en base a objetivos de mejora. Con el control diario y efectivo de las ausencias podrá realizarse el análisis de aumento o reducción de esta incidencia. Además, será posible definir patrones y tendencias. Esto es fundamental porque al analizarlo podremos diseñar estrategias de prevención. Así como también, medidas correctivas que desalienten las faltas del empleado, volviéndolo así un aliado en la lucha contra la problemática.

El análisis de los indicadores y la información debe ser periódico, continuo y a largo plazo, para poder comparar estrategias, gestiones y resultados en vistas a planificación a futuro.   

Una herramienta creada para poder llevar adelante la solución detallada es Xmartclock. Se trata de una aplicación que gestiona el control del presentismo de los empleados. Funcional tanto para industrias con departamentos centralizados como para aquellas en las que el personal cumple sus tareas en espacios de trabajo dispersos, como es en el rubro de limpieza, construcción, agricultura y ganadería y el personal de vigilancia, por mencionar algunos ejemplos. Gracias al desarrollo tecnológico con el que fue creada, permite desde un smartphone, con ayuda de la función de geolocalización y las cámaras integradas, marcar ingreso y egreso de cada colaborador, confirmando que es quien dice ser, con la captura de la imagen de su rostro y que a su vez, se encuentra en la zona que le corresponde.

Mediante un sistema de alertas, Recursos Humanos puede anoticiarse al instante si algún empleado no ha asistido a su puesto, lo que le permitirá reaccionar a tiempo para reemplazarlo y cumplir con la tarea que estaba planificada, cuidando así a clientes y productos. Además, mediante el registro de esta información, será posible realizar el análisis recomendado, trabajando activamente en la reducción de pérdidas con el objetivo de acrecentar el éxito de la compañía.

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